Beleidsdoel | 10.1 De basisorganisatie voor financiën en bedrijfsvoering is sterk en goed toegerust |
|---|
Als uitwerking van het verbeterprogramma Versterking Financiële Functie en op basis van de aanbevelingen van de accountant is eind 2020 gestart met het kwartier maken van een functie AO/IC (administratieve organisatie en interne controle). In tegenstelling tot vele andere (publieke) organisaties had de provincie Utrecht geen AO/IC-functie. Met de inrichting van de AO/IC functie werken we toe naar:
- Een betere grip op onze (interne bedrijfsvoering) processen
Het heeft ons de afgelopen jaren bijvoorbeeld veel moeite gekost om de jaarrekening op te stellen, terwijl het opstellen van de jaarrekening een repeterend proces is, dat routinematig uitgevoerd kan worden. Bovendien helpen de audits om in de dagelijkse procesgang de kwaliteit van de opzet en de werking te verbeteren. - Een versterkt bewustzijn over onze (proces)risico's en de werking van beheersmaatregelen binnen processen. Waarbij het team AO/IC gevraagd en ongevraagd advies geeft aan proceseigenaren om meer in control te komen.
- Een adequaat kwaliteitssysteem waarop tevens de extern accountant in toenemende mate kan steunen en GS bovendien eigenstandig een rechtmatigheidsverantwoording kan overleggen aan PS.
Tot op heden is de AO/IC bekostigt uit tijdelijke middelen. Gezien het belang om in control te komen, te zijn en te blijven bestaat de behoefte om de AO/IC functie te bestendigen. Mogelijk kan dit op termijn onder meer lagere accountantskosten, dan wel minder-meer kosten van de accountant, tot gevolg hebben.
Deze nieuwe taak kan niet vanuit de huidige formatie en bezetting worden ingevuld. Vandaar dat wij een aanvraag doen voor een uitbreiding van de vaste formatie met 4 fte op het gebied van AO/IC.