Bij de vaststelling van de programmabegroting 2020 heeft uw Staten aan ons de opdracht gegeven om de mogelijkheid te onderzoeken om meerjarenonderhoudsplannen de basis te laten zijn voor het creëren van onderhoudsvoorzieningen in plaats van onderhoudsreserves.
In 2018 zijn de Nota’s Kapitaalgoederen Mobiliteit en Bedrijfsvoering 2018 vastgesteld door PS (PS2018MME17-03 en PS20180909) en die geven inzicht in de structurele budgetbehoefte voor instandhouding van de provinciale infrastructuur, het tramvervoersysteem en gebouwen in overeenstemming met de doelen die hieraan worden gesteld. De Nota Kapitaalgoederen geeft een prognose op hoofdlijnen, die is gebaseerd op kengetallen, kwaliteitseisen en ervaringscijfers. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen vast (jaarlijks) en variabel (groot) onderhoud. De nota kapitaalgoederen Mobiliteit wordt mede in verband met de ontwikkelingen op het gebied van de investeringen geactualiseerd en medio mei met uw Staten gedeeld. De financiële consequenties zijn opgenomen in de programma’s Bereikbaarheid in deze Kadernota 2022.
Het instellen van voorzieningen voor groot onderhoud is voorbehouden aan Provinciale Staten. Aan dergelijke voorzieningen zijn specifieke regels gesteld die zijn af te leiden vanuit het BBV en de door de commissie BBV geschreven notitie ‘Materiële vaste activa’. Met de onafhankelijk accountant is gesproken over de specifieke eisen die gesteld worden aan de Meerjarenonderhoudsplannen (MOP) in relatie tot het werken met een onderhoudsvoorziening. De belangrijkste eisen zijn:
- Elke voorziening dient gebaseerd te zijn op een actueel beheersplan van maximaal 5 jaar oud;
- Een tussentijdse bijstelling van het beheersplan is verplicht indien een belangrijke afwijking is opgetreden in de staat van het onderhoud;
- Per categorie aan kapitaalgoederen dient een aparte voorziening te worden gevormd;
- Bij de vaststelling van de begroting en de jaarstukken dient verklaard te worden of de voorzieningen van voldoende omvang zijn voor de bekostiging van het toekomstig groot onderhoud;
- Er dien gespaard te worden voor groot onderhoud, een eenmalige dotatie mag niet;
- Door risico gestuurd onderhoud is jaarlijkse herijking van het MOP nodig om inzicht te geven of de omvang van de onderhoudsvoorziening toereikend is;
- Bij de vorming van een onderhoudsvoorziening valt de huidige reserve vrij, deze mag niet als beginsaldo in de voorziening worden gestort.
Gesteld kan worden dat een MOP met een onderhoudsvoorziening “strenger” door de onafhankelijk accountant wordt beoordeeld dan een MOP in combinatie met een bestemmingsreserve. Met name het laatste punt weegt hierin zwaar: een actueel plan met een actuele onderbouwing van de voorziening.
Omdat de actualisatie van de MOP’s nog onderhanden is, is de conclusie dat de omzetting van de onderhoudsreserves naar onderhoudsvoorzieningen op dit moment niet haalbaar en realistisch is, gelet op de eisen die gesteld worden aan de voorzieningen.
De onderhoudstrategie van risico gestuurd onderhoud wordt ook toegepast in andere provincies. Deze provincies hanteren voor het egaliseren van de variabele onderhoudslasten ook onderhoudsreserves en geen voorzieningen.